Jenis-Jenis Surat: Pengertian, Klasifikasi Lengkap, Fungsi, dan Struktur Penulisannya

Liputan6.com, Jakarta Memahami jenis-jenis surat menjadi kebutuhan mendasar bagi siapa pun yang terlibat dalam penyampaian informasi secara tertulis, baik di lingkungan pendidikan, pekerjaan, maupun kehidupan sehari-hari. Meskipun era digital telah menghadirkan berbagai platform pesan instan, namun, surat tetap memiliki posisi penting sebagai media komunikasi formal yang memiliki kekuatan hukum dan nilai dokumentasi.

Secara mendasar, surat diharuskan memiliki tujuan, format, dan bahasa yang berbeda sesuai dengan konteks penggunaannya. Untuk itu, mengenali ragam jenis-jenis surat dapat membantu seseorang dalam memilih bentuk korespondensi yang tepat agar pesan tersampaikan secara efektif dan profesional.

Surat telah berkontribusi secara vital dalam komunikasi di seluruh dunia. Dilansir dari Indeed.com, surat merupakan metode korespondensi penting antara individu atau kelompok yang tinggal di lokasi berbeda, baik untuk keperluan bisnis, pemerintahan, maupun personal.

Surat secara sederhana dapat dipahami sebagai pesan tertulis yang dikirimkan dari satu pihak kepada pihak lain melalui media tertentu. Dalam pengertian yang lebih spesifik, surat didefinisikan sebagai pesan tulisan tangan atau cetak yang disampaikan dari satu individu ke individu lain melalui medium tertentu, dan merupakan sarana komunikasi tertulis antara dua pihak. Mengacu pada buku Bahasa Indonesia untuk Perguruan Tinggi karya Nurdjan dkk. (2016), surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan tujuan memberitahukan maksud pesan dari si pengirim.

Informasi yang dimuat di dalam surat sangat beragam, mulai dari pengantar, pemberitahuan, tugas, permintaan, perjanjian, pesanan, hingga perintah dan laporan. Surat juga dapat berisi peringatan, teguran, dan penghargaan. Fungsinya mencakup lima hal utama: sarana pemberitahuan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja.

Di dunia saat ini, di mana pesan instan dan email cepat sangat umum, mungkin terkesan bahwa surat bisnis sudah ketinggalan zaman. Namun jangan tertipu oleh mitos tersebut, surat bisnis tetap menjadi salah satu cara paling efektif untuk berkomunikasi secara profesional. Surat yang ditulis dengan baik menyampaikan profesionalisme dan membangun kepercayaan, sesuatu yang sulit dicapai hanya melalui pesan singkat biasa.

Baca juga: Pengertian Surat dan Jenis-Jenisnya yang Perlu Dipahami

Penggolongan surat yang paling umum dikenal adalah berdasarkan sifat isi dan asalnya. Berdasarkan kategori surat resmi maupun nonformal, terdapat beberapa jenis utama yang wajib dipahami. Sebagaimana dikutip dari Indeed.com, seseorang dapat membedakan surat berdasarkan isinya, formalitasnya, atau tujuannya.

1. Surat Pribadi - Surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi dan bersifat nonformal. Surat ini biasanya ditujukan kepada teman, keluarga, atau kerabat tanpa menggunakan format baku. Surat informal, juga dikenal sebagai surat personal, ditujukan kepada individu yang terkait dengan urusan personal. Orang-orang termasuk teman, kerabat, dan anggota keluarga menulis surat informal untuk saling berbagi informasi kontak personal. Tidak ada persyaratan bagi individu untuk mengikuti formalitas tertentu saat menulis surat informal.
2. Surat Dinas - Surat dinas adalah surat resmi yang memuat masalah kedinasan dan dikeluarkan oleh instansi pemerintah maupun swasta. Surat ini menggunakan bahasa baku, dilengkapi kop surat, nomor surat, stempel, serta mengikuti format penulisan yang terstandar.
3. Surat Niaga (Bisnis) - Surat niaga digunakan untuk keperluan kegiatan usaha dan perdagangan. Surat ini meliputi surat penawaran, surat pesanan, faktur, kuitansi, surat tagihan, dan surat pengaduan bisnis. Surat bisnis merupakan korespondensi formal dan terstruktur antara profesional, organisasi, atau pemangku kepentingan, yang digunakan untuk mendokumentasikan permintaan, kesepakatan, pembaruan, atau pengakuan. Surat bisnis membangun profesionalisme, menciptakan catatan tertulis, memperjelas niat, dan memperkuat hubungan.
4. Surat Resmi - Surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik oleh perorangan, instansi, maupun organisasi. Ciri utamanya adalah penggunaan bahasa baku, format terstruktur, serta dilengkapi kop surat dan stempel resmi.
5. Surat Lamaran Kerja - Surat yang dibuat seseorang untuk melamar pekerjaan di perusahaan atau instansi tertentu. Surat lamaran kerja termasuk kategori surat resmi karena harus mengikuti format dan bahasa formal yang berlaku.
6. Surat Sosial - Surat yang berkaitan dengan kegiatan sosial kemasyarakatan, seperti surat undangan peringatan, surat ucapan terima kasih, dan surat belasungkawa.

Baca juga: Ciri-Ciri Surat Pribadi, Kenali Jenis, Fungsi, dan Struktur Lengkapnya

Selain berdasarkan isinya, jenis-jenis surat juga dapat diklasifikasikan menurut tujuan pengirimannya. Setiap jenis surat ini memiliki karakteristik yang unik dan digunakan dalam situasi yang berbeda. 

1. Surat Permohonan - Surat yang berisi permohonan atau permintaan kepada pihak lain, seperti surat permohonan bantuan dana atau surat permohonan izin kegiatan.
2. Surat Keputusan - Surat yang berisi keputusan resmi dari pimpinan atau atasan mengenai suatu hal, seperti surat pengangkatan pegawai atau keputusan pembentukan panitia.
3. Surat Kuasa - Surat yang memberikan wewenang kepada pihak lain untuk bertindak atas nama pemberi kuasa. Terdapat dua jenis, yaitu surat kuasa umum yang diatur dalam Pasal 1796 KUH Perdata dan surat kuasa khusus yang diatur dalam Pasal 1795 KUH Perdata.
4. Surat Perintah - Surat yang memuat instruksi dari atasan kepada bawahan untuk melaksanakan tugas tertentu, seperti surat perintah perjalanan dinas atau surat perintah lembur.
5. Surat Pengantar - Surat yang berfungsi mengantar dokumen, barang, atau keperluan administrasi lainnya. Surat pengantar sering digunakan dalam kepengurusan dokumen resmi.
6. Surat Edaran - Surat yang berisi pemberitahuan atau petunjuk tentang pelaksanaan suatu peraturan yang disebarkan kepada pihak-pihak terkait. Surat edaran lazim digunakan di lingkungan sekolah dan instansi pemerintah.
7. Surat Undangan - Surat yang mengundang seseorang atau sekelompok orang untuk menghadiri acara tertentu, seperti surat undangan rapat, undangan pernikahan, atau panggilan resmi.
8. Surat Peringatan - Surat yang dibuat pejabat kepada bawahannya karena adanya pelanggaran disiplin atau kesalahan. Surat ini dapat dibuat secara bertahap mulai dari peringatan pertama hingga ketiga.
9. Surat Rekomendasi - Surat yang berisi keterangan positif mengenai diri seseorang dengan tujuan agar mendapat pandangan yang baik dari pihak lain. Surat pengakuan digunakan bisnis untuk menunjukkan bahwa mereka telah menerima komunikasi atau permintaan, tetapi belum mengambil keputusan atau tindakan.

Baca juga: Contoh Surat Tugas untuk Berbagai Keperluan

Di luar klasifikasi berdasarkan isi dan tujuan, jenis-jenis surat juga dikenal berdasarkan tingkat keamanan serta derajat penyelesaiannya. Pengetahuan ini penting terutama bagi mereka yang bekerja di lingkungan birokrasi pemerintahan atau perusahaan besar. Korespondensi resmi berkaitan dengan komunikasi yang dikirim oleh lembaga pemerintahan. Dari pejabat pemerintah lokal hingga CEO perusahaan, jika berasal dari entitas yang secara hukum lebih tinggi, maka dianggap sebagai korespondensi resmi.

Berdasarkan keamanan isinya, surat terbagi menjadi:

• Surat Sangat Rahasia (SRHS/SR) - Surat yang isinya hanya boleh dibaca oleh pihak tertentu yang sangat terbatas.
• Surat Rahasia (R/RHS) - Surat yang hanya dapat diakses oleh penerima yang berwenang.
• Surat Terbatas - Surat yang peredarannya dibatasi pada kalangan tertentu saja.
• Surat Biasa - Surat yang isinya bersifat umum dan tidak mengandung unsur kerahasiaan.

Sementara berdasarkan derajat penyelesaiannya, surat diklasifikasikan menjadi:

• Surat Kilat (Sangat Segera) - Surat yang memerlukan penanganan dan pengiriman dalam waktu sangat cepat.
• Surat Segera - Surat yang perlu ditangani lebih cepat dari surat biasa.
• Surat Biasa - Surat yang tidak memerlukan penanganan dengan prioritas khusus.

Adapun berdasarkan jangkauan penggunaan, surat terbagi atas surat internal yang digunakan dalam lingkup organisasi yang sama, dan surat eksternal yang ditujukan kepada pihak di luar organisasi. Korespondensi internal merujuk pada komunikasi tertulis antara departemen, karyawan, unit, dan cabang dari satu perusahaan. Korespondensi eksternal mencakup interaksi tertulis antara dua organisasi, atau antara satu organisasi dengan pelanggannya.

Baca juga: Contoh Surat Dinas yang Baik dan Benar

Surat memiliki beberapa fungsi yang menjadikannya tetap dianggap penting di era digital. Memahami fungsi ini membantu kita menyadari mengapa korespondensi tertulis masih dipertahankan di berbagai institusi. Surat formal seperti proposal kontrak atau pembaruan proyek mempertahankan nada serius dan menciptakan catatan resmi komunikasi. Surat yang ditulis dengan baik menyampaikan profesionalisme yang penuh hormat kepada klien, pemangku kepentingan, dan mitra.

Berikut fungsi utama surat dalam kehidupan profesional dan personal:

1. Sebagai Alat Komunikasi Resmi - Surat menjadi media penyampaian informasi yang sah dan terdokumentasi antara dua pihak atau lebih.
2. Sebagai Bukti Tertulis - Ada situasi di mana surat tertulis diperlukan untuk alasan hukum, seperti mengirim pemberitahuan pemutusan hubungan kerja, masalah kepatuhan, atau perselisihan. Bahkan dalam format email, kontennya perlu bersifat formal, jelas, dan sering kali mengikuti bahasa atau struktur hukum tertentu.
3. Sebagai Alat Pengingat dan Arsip - Surat yang diarsipkan dengan baik menjadi sumber informasi berharga untuk referensi di masa mendatang.
4. Sebagai Pedoman Kerja - Surat keputusan, surat tugas, dan surat instruksi memberikan arahan jelas mengenai pekerjaan yang harus dilaksanakan.
5. Sebagai Jaminan Keamanan - Surat jalan atau surat tugas menjadi bukti resmi bahwa seseorang sedang melaksanakan tugas kedinasan.
6. Sebagai Sarana Promosi - Dalam dunia bisnis, surat penawaran menjadi alat untuk memperkenalkan produk atau jasa kepada calon pelanggan. Surat penjualan, surat langsung, dan surat penawaran lebih terpersonalisasi dan terarah dibandingkan email generik, yang dapat menjadi penting dalam menjangkau pelanggan yang masih merespons surat fisik.

Baca juga: Fungsi Surat Dinas: Pengertian, Ciri, dan Contoh Lengkap

Setiap jenis surat memiliki struktur penulisan yang harus diikuti agar pesan tersampaikan dengan jelas dan profesional. Perbedaan struktur antara surat resmi dan surat pribadi cukup signifikan. Berdasarkan panduan dari The Writing Center Universitas Wisconsin-Madison, konvensinya adalah menyertakan setidaknya tiga paragraf: paragraf pengantar yang merangkum poin utama, paragraf isi yang memberikan detail lebih lanjut, dan paragraf penutup yang menjelaskan langkah selanjutnya yang perlu diambil.

Struktur Surat Resmi:

1. Kop Surat (Kepala Surat) - Memuat identitas instansi pengirim, termasuk nama, logo, alamat, dan nomor kontak.
2. Tanggal Surat - Menunjukkan kapan surat dibuat, ditulis lengkap dengan bulan dan tahun.
3. Nomor Surat - Kode identifikasi untuk keperluan pengarsipan.
4. Lampiran dan Perihal - Informasi tentang dokumen tambahan dan pokok pembahasan surat.
5. Alamat Tujuan - Nama dan alamat penerima surat.
6. Salam Pembuka - Kata pembuka formal seperti "Dengan hormat,".
7. Isi Surat - Terdiri dari alinea pembuka, isi pokok, dan alinea penutup.
8. Salam Penutup - Kalimat penutup yang sopan.
9. Tanda Tangan dan Nama - Identitas pengirim disertai jabatan dan stempel resmi.
10. Tembusan - Penyertaan informasi kepada pihak lain yang perlu mengetahui isi surat.

Struktur Surat Pribadi lebih sederhana dan fleksibel, umumnya hanya terdiri dari tempat dan tanggal surat, salam pembuka, paragraf pembuka, isi surat, penutup, serta nama dan tanda tangan pengirim.

Terkait format tata letak penulisan, terdapat empat format dasar surat bisnis. Format Full Block di mana seluruh bagian surat dimulai dari margin kiri. Format Modified Block di mana tanggal, tanda tangan, dan penutup dimulai dari tengah horizontal halaman. Di Indonesia, format yang umum digunakan antara lain bentuk lurus penuh (full block style), bentuk lurus (block style), bentuk setengah lurus (semi block style), bentuk lekuk (indented style), dan bentuk resmi (official style).

Baca juga: Contoh Surat Dinas yang Benar dan Tepat

Baca juga: Contoh Surat Lamaran Kerja yang Baik dan Benar

Baca juga: Panduan Lengkap Cara Membuat Surat Resmi

Apa perbedaan utama antara surat resmi dan surat pribadi?

Perbedaan mendasar terletak pada format, bahasa, dan tujuan penggunaannya. Surat resmi menggunakan bahasa baku, format terstruktur dengan kop surat dan nomor surat, serta ditujukan untuk keperluan formal. Surat pribadi bersifat lebih fleksibel, menggunakan bahasa santai, dan ditujukan untuk komunikasi personal antara individu tanpa aturan baku yang mengikat.

Apakah surat masih relevan di era digital saat ini?

Surat tetap sangat relevan, terutama untuk keperluan formal dan hukum. Surat resmi yang ditandatangani dan distempel memiliki kekuatan hukum sebagai bukti otentik. Di dunia bisnis dan pemerintahan, surat dinas masih menjadi alat komunikasi utama karena fungsinya sebagai dokumentasi, arsip, dan pedoman kerja yang tidak bisa sepenuhnya digantikan oleh pesan digital.

Bagaimana cara menentukan jenis surat yang tepat untuk kebutuhan tertentu?

Pemilihan jenis surat bergantung pada tiga faktor utama: siapa penerima surat, apa tujuan pengiriman, dan tingkat formalitas yang dibutuhkan. Untuk keperluan kedinasan atau bisnis, gunakan surat dinas atau surat niaga dengan format resmi. Untuk komunikasi personal, surat pribadi dengan gaya santai lebih sesuai. Pastikan untuk selalu menyesuaikan bahasa dan struktur surat dengan konteks dan penerima agar pesan dapat diterima dengan baik.